Penjelasan Mengenai Microsoft Access 2010

PENGANTAR KOMPUTER & PRAKTEK B

“Penjelasan Mengenai Microsoft Access”

Penulis : Annisa Fauziyah

NPM : 10315869

Kelas : 1TA04

Fakultas : Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan

Jurusan : Teknik Sipil

UNIVERSITAS GUNADARMA

FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERECANAAN

2015/2016

MICROSOFT ACCESS 2010

Microsoft Access adalah salah satu aplikasi program Microsoft Office yang dapat diterapkan dalam pekerjaan manajerial seperti pembuatan database persediaan dalam aktivitas perdagangan. Database adalah sebuah bentuk data atau pengolah data yang secara sistematis ukurannya, memiliki sifat mudah diupdate atau dihapus sesuai dengan kebutuhannya. Sebelum kita berbicara lebih lanjut mengenai keguanaan Microsoft Access dalam dunia bisnis terapan, terlebih dulu kita harus mengenal bagian – bagian penting dalam Ms. Access. Bagian – bagian tersebut antara lain:

•     Tabel –>  merupakan bagian dalam Ms. Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Tabel terdiri dari bebeapa kolom yang disebut Field.  Contoh: Tabel data mahasiswa Universitas Gunadarma, Tabel Dosen Universitas Gunadarma, dll.

•     Query –> merupakan bagian dari Ms. Access yang dapat digunakan untuk menampilkan field – field tertentu dari beberapa tabel. Field dari bebeapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.

•     Form –> merupakan bagian dari Ms. Access yang digunakan dalam proses menginput data ke tabel/ database.

•     Report –> merupakan bagian dalam Ms. Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database  dan dapat di print out.

            Dalam setiap tabel kita harus memiliki sebuah Primary Key yang digunakan sebagai identitas utama tiap data yang diinput dalam tabel tersebut. Sifat dari Primary Key adalah No duplicates, artinya tidak mungkin ada data dalam sebuah tabel yang memiliki Primary Key yang sama.

Selain bagian – bagian penting seperti yang telah dijelaskan diatas, terdapat satu fungsi utama yang sering digunakan dalam Ms. Access yaitu, Relationship. Relationship dapat digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel dengan “Tabel Penghubung”. “Tabel Penghubung” dapat dihubungkan dengan tabel lainnya karena salah satu field dalam “Tabel Penghubung” merupakan Primary Key dari tabel lain. Contohnya: Tabel Data konsumen dan Tabel Movie dapat dihubungkan dengan Tabel Pemesanan (“Tabel Penghubung”) karena field yang tersedia dalam tabel pemesanan berupa : ID Pemesanan, ID konsumen ( Primary Key dari tabel data konsumen ), ID Movie (Primary Key dari tabel Movie), Jumlah Pemesanan dan biaya pemesanan.

Pertama harus kita ketahui dulu pengertian dari Database itu sendiri. Database adalah  kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu Program komputer untuk memperoleh informasi dari Database tersebut.

Konsep dasar dari Database adalah kumpulan data rancu yang dijabarkan secara sistematik sehingga data-data yang rancu tersebut menjadi sebuah informasi bagi orang atau user yang melihatnya.

Berikut adalah berbagai macam dari Database Management System ( DBMS )    :

1. MySQL

2. ORACLE

3. FIREBIRD

4. Microsoft SQL server 2000

5. Visual Foxpro 6.0  

6. Database Desktop Paradox  

dll.

Keuntungan menggunakan Database    : 

1. Kontrol data terpusat

2. Data dapat dipakai bersama (share)

3. Redundansi data ( kerancuan data ) dapat dihindari dan dikontrol

4. Independensi data

5. Integritas data yang terpelihara

dll.

Berikut adalah cara membuat database sederhana dengan Microsoft Access 2010 :

1.   Buka Microsoft Access ( 2010 ) > pilih blank database

·         Ketika Anda mulai Access 2010, Anda melihat Microsoft Office Backstage melihat, di mana Anda bisa mendapatkan informasi tentang database saat ini, membuat database baru, buka database yang sudah ada, dan melihat konten yang ditampilkan dari Office.com.

·         Backstage melihat juga berisi perintah-perintah lain yang dapat Anda gunakan untuk mengatur, memelihara, atau berbagi database Anda. Perintah di Backstage melihat biasanya berlaku untuk seluruh database, bukan ke objek dalam database.

·         CATATAN Anda bisa mendapatkan untuk Backstage melihat setiap saat dengan mengklik tab File.

2. Buat nama filenya, lalu klik create.

3. Setelah Klik create maka akan keluar tampilan jendela seperti ini.

4.  Langkah selanjutnya adalah mengcreate table dengan mode design view untuk mengatur pembuatan field untuk table yang kita buat.

5. Setelah mengklik Design View maka akan keluar jendela untuk kita  membuat field dan mengatur field properties dari table yang telah kita buat.

     

6.  Setelah mengatur field properties, klik kanan pada icon table yang kita buat dan klik open dan kita tinggal mengisi record untuk field table yang telah kita buat.

7. Save Database dengan cukup menekan ctrl+s .

Perlu diketahui bahwa ekstensi file Microsoft Access 2010 berbeda dengan Microsoft Access 2003. Misalkan teman anda ingin melihat Database yang anda buat dengan Microsoft Access 2010, sedangkan teman anda menginstal Microsoft Access 2003 di laptopnya. Maka sudah pasti Database yang dibuat di Microsot Access 2010 tersebut tidak akan bisa dibuka di Microsoft Access 2003.

Cara Untuk Membuka file berekstensi .accdb (Access 2010) di Microsoft Access 2003 ( .mdb ) adalah sebagai berikut:

1. Klik file > Save & Publish > Access 2000 Database

MENGENAL QUICK ACCESS TOOLBAR

Quick Access Toolbar (menu akses cepat) adalah group toolbar yang secara default terletak di atas Tab Ribbon. Toolbars ini tersedian pada Ms. Office versi 2007 dan 2010. Pada Quick Access tedapat 3 tombol utama, yakni save (simpan), Undo (batal), Redo (membatalkan Undo). Namun demikian, kita dapat memodifikasi Quick Access Toolbar, yakni dengan menambah atau mengurangi tombol dan memindah letaknya.

Quick Access Toolbar pada Ms. Office 2010

Menambah dan mengurangi tombol pada Quick Access Toolbar

Cara 01

1.      Klik kanan area Quick Access

2.      Pilih Customize Quick Access Toolbar

3.      Untuk menambah tombol, perhatikan kolom sebelah kiri (choose command), pilih tombol yang ingin anda tambahkan, kemudian klik Add diantara 2 kolom tersebut

4.      Untuk mengurangi tombol, pilih tombol pada kolom sebelah kanan (Customize Quick Access Toolbar), kemudian klik Remove diantara 2 kolom tersebut

5.      Demikian seterusnya

Cara 02

1.      Klik kiri pada panah disebelah kanan Quick Access Toolbar

2.      Maka akan terlihat deretan nama-nama tombol, anda tinggal centang tombol mana yang ingin anda tambahkan, atau menghilangkan centang jika ingin menghapus.

3.      Jika tombol tersebut kurang, anda dapat meng-klik More Command, maka akan tampil window seperti penjelasan Cara 01 di atas.

Memindah Posisi Quick Access Toolbar

Secara default, letak Quick Access Toolbar adalah di atas Ribbon, namun kita dapat memindahkannya di bawah Ribbon, caranya:

Cara 01

1.      Klik kanan area Quick Access Toolbar

2.      Pilih Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon

3.      Jika ingin memindah ke atas lagi, pilih Show Quick Access Toolbar Above the Ribbon

Cara 02

1.      Klik panah disebelah kanan Quick Access Toolbar

2.      Pilih Show Below the Ribbon

3.      Jika ingin memindah ke atas lagi, pilih Show Above the Ribbon 

Nama Komponen Yang Terdapat Dalam Tabel Di Access

1.      Nama Table : sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. yang terdiri dari berbagai Field dan Record. 

2.      Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.

3.      Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.

4.      Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field